- Bydgoszcz została doceniona za zarządzanie energią oparte na robotyzacji co oznacza brak papierowych faktur i wyręczenie człowieka w żmudnych, powtarzalnych zadaniach przez robota – mówi Tomasz Bońdos, Koordynator Zespołu ds. Zarządzania Energią Urzędu Miasta Bydgoszczy. - Robot samodzielnie pobiera dokumenty z elektronicznych biur obsługi klienta, sprzedawcy oraz dystrybutora energii, wysyła je do odpowiednich jednostek, analizuje dane, wykrywa błędu i informację wysyła do zespołu nadzorującego. Dzięki temu koszty energii elektrycznej zostały zredukowane o 40%, a energii cieplnej o 15% - dodaje.

W 2023 roku miasto otrzymało tytuł Lidera Transformacji Energetycznej 2023 za projekt: „Robotyzacja procesu pozyskiwania, dystrybucji i archiwizacji dokumentów za energię elektryczną od sprzedawcy oraz dystrybutora dla jednostek Miasta Bydgoszczy wraz z pozyskaniem danych z tych dokumentów”. To nie pierwsza nagroda dla miasta za tę inicjatywę – w październiku 2022 roku robot zdobył 1. miejsce za najlepsze usługi smart w polskich miastach podczas prestiżowych targów Smart City Expo Poland.

Robot w urzędzie

Dział IT bydgoskiego urzędu miasta tworzy trzydziestoosobowy zespół – to tutaj pojawił się pomysł zastosowania robota zajmującego się dokumentami za energię elektryczną. Nie był to jednak ani pierwszy, ani ostatni projekt tego typu.

Najnowszy robot wymyślony w miejskim dziale czuwa nad dokumentacją związaną z gospodarowaniem odpadami komunalnymi. Z kolei pierwsza robotyzacja, która odbyła się w 2019 r., związana była z działaniami windykacyjnymi, gdzie proces jest na tyle żmudny i skomplikowany, że nie było możliwości, aby ręcznie, na bieżąco pobierać dokumenty i budować bazę danych.

Robot w technologii RPA (Robotic Process Automation) loguje się na e-BOK sprzedawcy i dystrybutora energii elektrycznej minimum raz dziennie, od poniedziałku do piątku, a następnie pobiera wszystkie nowe dokumenty, które pojawiły się w systemach od ostatniego logowania. Są to faktury, wezwania do zapłaty, kary umowne, noty odsetkowe i inne dostępne dokumenty w formacie źródłowym, pod unikalną nazwą, zawierającą przynajmniej numer dokumentu – to umożliwia ich dalszą obróbkę i pozyskanie danych. Średnioroczna liczba dokumentów do pobrania może dochodzić do 20 tys. sztuk.

Robot w obszarze zarządzania energią kosztował 133 tys. zł i został sfinansowany z budżetu miasta. Projekt zaczęto realizować w październiku 2020 r. Przygotowanie systemu trwało miesiąc. Proces wdrażania całego rozwiązania składał się z czterech etapów: pozyskiwania dokumentów źródłowych, pobrania danych i ich analizy, dystrybucji plików oraz ich archiwizacji.

System został ostatnio rozbudowany o kolejne funkcjonalności, jakimi są:

• analiza budynków - pozwalająca na obliczenie kosztów energii dla poszczególnych budynków, także z punktu widzenia ilości użytkowników oraz kosztu na m2, co umożliwia dokonywanie analiz porównawczych,
• obliczanie emisji CO.