W tym celu połączono potencjały dwóch organizacji samorządowych Związku Miast Polskich oraz Śląskiego Związku Gmin i Powiatów, który od 2011 r. prowadzi badania i analizy benchmarkingowe w JST w ramach przedsięwzięcia pn. „Benchmarking usług publicznych”.
Do udziału w pracach Grupy zaproszono wszystkie 43 JST biorące udział w przedsięwzięciu benchmarkingowym. Chęć udziału potwierdziło 12 JST: Bieruń, Bydgoszcz, Bytom, Częstochowa, Gliwice, Lublin, Piotrków Trybunalski (SP), Radlin, Rybnik, Tarnów, Wodzisław Śląski i Żory. Efektem intensywnych prac Grupy było wypracowania Instrukcji prowadzenia analizy benchmarkingowej w oparciu o dane zgromadzone w SMUP. Instrukcja ta opiera się na 7 podstawowych krokach:
Krok 1. Wybierz usługę i szereg czasowy do analizy.
Krok 2. Określ grupę porównawczą.
Krok 3. Wyznacz cel operacyjny, biorąc pod uwagę cel ogólny, produkty i rezultaty świadczonej usługi oraz dostępne wskaźniki.
Krok 4. Określ wskaźniki korelujące z celem operacyjnym i dokonaj analizy danych.
Krok 5. Wskaż jednostki, które jednocześnie osiągnęły cel operacyjny i uzyskały najlepsze wyniki w grupie wskaźników korelujących.
Krok 6. Wskaż jednostki, które uzyskały najlepsze wyniki.
Krok 7. Zaproś jednostki do zaprezentowania swoich działań celem identyfikacji: dobrych praktyk lub działań wspomagających realizację procesu.
Zastosowanie powyższych kroków, które w przystępny sposób zostały opisane w dokumentach wypracowanych przez GWD, umożliwi każdej JST w Polsce przeprowadzenie analizy danych, która docelowo pozwoli na monitorowanie procesów realizowanych przez JST, określenie jakości świadczonych usług (w 4 wymiarach: ilościowym, jakościowym, kosztowym i dostępności), a ostatecznie na zarządzanie oparte na danych i identyfikację najlepszych rozwiązań.
W najbliższych tygodniach Instrukcja oraz inne dokumenty wspierające analizę udostępnione zostaną na stronie Związku Miast Polskich.
System Monitorowania Usług Publicznych to projekt realizowany przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (lider) oraz Związek Miast Polskich, Związek Powiatów Polskich, Śląski Związek Gmin i Powiatów, Główny Urząd Statystyczny. Celem projektu jest wdrożenie, przetestowanie oraz udostępnienie w domenie stat.gov.pl powszechnego systemu monitorowania świadczenia usług publicznych w postaci systemu bazodanowego.
